Según Global Entrepreneurship Monitor, Ecuador es el país más emprendedor de América Latina, seguido de Perú y Chile. Algunos de los factores principales que influyen en la puesta en marcha de los emprendimientos son: la educación, la infraestructura comercial y profesional, el acceso a infraestructura física, y las normas sociales y culturales.
Al principio la mayoría de los emprendimientos buscan constituir una S.A.S en Ecuador dado que son negocios pequeños, sin embargo, a medida que pasa el tiempo los negocios que empiezan a prosperar, si requieren constituirse en empresas constitución de una sociedad para poder organizar debidamente su actividad, facturar y mantener sus obligaciones en orden con el estado.
¿Cuáles son los requisitos para constituir una S.A.S en Ecuador?
Para constituir una S.A.S en Ecuador existen distintos tipos de sociedades que pueden ser constituidas tanto por nacionales como por extranjeros, no obstante, en esta entrada se explicará el proceso de constitución de las Sociedades por Acciones Simplificada (S.A.S.), pues, este proceso es menos largo y complejo que el previsto para otro tipo de sociedades, como, por ejemplo, la Sociedad Anónima, cuyo procedimiento si puede resultar complicado.
Reserva de Denominación ante la Superintendencia de Compañías
El primer paso para constituir una S.A.S es reservar una denominación en la Superintendencia de Compañías Valores y Seguros. Esto es necesario dado que no pueden existir dos compañías con el mismo nombre, por lo que se verificará si el nombre deseado se encuentra disponible.
Este proceso de reserva de denominación debe hacerse en el portal web de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. La persona deberá utilizar su usuario o registrarse para acceder al sistema y verificar si la denominación seleccionada puede ser utilizada o no. Si su búsqueda es exitosa, se emitirá una reserva de denominación que tendrá una validez de 30 días. Si no está seguro de como hacerlo, puede solicitar la ayuda de su abogado o algún tercero que lo asista con sus trámites.
Elaboración de Estatutos
El siguiente paso es la elaboración de los Estatutos de la compañía. Este es el documento en donde constan todos los derechos y obligaciones de los socios o accionistas que conformarán la sociedad, así como las normas que regirán a la misma. Generalmente, los estatutos de la sociedad contienen información de aspecto general como, la denominación, domicilio principal, el objeto de la organización, entre otras disposiciones. También podrán contemplarse asuntos más específicos como: derechos de los accionistas, forma de votación sobre asuntos sociales, estructura interna, régimen interno de gobierno, etc.
En vista que los estatutos contienen información indispensable de la compañía y determinará su forma de funcionamiento, tanto entre los socios como frente a terceros, es preferible que los estos sean redactados por un profesional en derecho, ya que la Ley establece una serie de normas y disposiciones que deben ser tomadas en consideración al momento de la redacción.
Los usuarios podrán optar entre utilizar el modelo de Estatuto proporcionado en el portal web, o bien redactar los suyos propios cumpliendo con las disposiciones legales previstas en la Ley de Compañías en cuanto a su contenido.
A diferencia de lo que sucede con las Sociedades Anónimas, la Ley no exige que los estatutos de las S.A.S. consten en Escritura Pública, lo cual resulta ventajoso ya que permite al usuario reducir el costo y tiempo para la constitución de su compañía.
Presentación de Documentos a la Superintendencia de compañías.
Una vez elaborados los estatutos de la compañía, el usuario deberá preparar una serie de documentos que luego deberá presentar ante la Superintendencia de Compañías, estos son:
Reserva de Denominación: El usuario deberá adjuntar en su solicitud la reserva de denominación vigente. Si esta se encuentra caducada, habrá perdido el derecho sobre la misma debiendo iniciar el trámite nuevamente.
Contrato Constitutivo: Este se corresponde con el Estatuto de la compañía. Se deberá incluir el nombre, número de cédula, nacionalidad, estado civil, domicilio y correo electrónico de los accionistas fundadores.
Formulario de Registro de Accionistas y Administradores: De igual manera, se deberá elaborar este documento conteniendo la información respecto de los accionistas, así como el porcentaje de sus aportaciones en el capital social; y, el nombre, cargo y su duración de los administradores de la sociedad.
Solicitud de Constitución: El representante legal de la compañía deberá enviar una solicitud dirigida a la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, solicitando la inscripción de la compañía en el Registro de Sociedades.
Identificaciones de los Accionistas y Representantes Legales de la sociedad.
Debemos indicar que en la actualidad ya es posible realizar este proceso de forma online. El usuario deberá enviar la documentación de la sociedad a alguno de los correos institucionales de la Superintendencia de Compañías para que esta verifique que los mismos se encuentran completos. De ser así, se le enviará un correo electrónico a la persona que presentó la solicitud de constitución y al resto de accionistas informándoles acerca del estado de su trámite.
Otra ventaja de las S.A.S. es que no se exige que al momento de constituir la compañía ésta tenga más de un accionista, lo cual si sucede en el caso de otro tipo de sociedades. Ahora, finalizado la primera fase del trámite, el usuario deberá también cumplir con otros requisitos que se detallarán a continuación.
Obtención del RUC
El proceso de obtención del Registro Único de Contribuyentes para las SAS es un proceso automatizado. Una aprobada la compañía, el representante legal recibirá un correo electrónico donde se le indicarán los pasos que deberá seguir, entre los cuales se encuentra la actualización de datos de la sociedad y la creación de un usuario y contraseña en el Servicio de Rentas Internas (SRI).
Abrir una cuenta Bancaria para la Sociedad
Las Sociedades por Acciones Simplificadas no necesariamente deben contar con un capital mínimo para operar, pero si efectivamente lo establecieron en sus Estatutos, estas compañías deberán integrar su capital dentro de los 24 meses siguientes a la fecha de su constitución.
Aunque la Ley no establece un capital mínimo, si resulta recomendable que la compañía cuente con un capital mínimo que puede ser incluso de hasta 1 dólar. El administrador de la sociedad que desee abrir la cuenta de la compañía deberá acudir a una entidad financiera para ahí depositar las aportaciones sociales de los accionistas. El representante legal o la persona autorizada por este, deberá presentar en la entidad financiera de su elección los documentos societarios donde consten los nombres y el valor de acciones que se le haya atribuido a determinado accionista.
En otros casos, el valor de las aportaciones que deberán ser depositadas como capital social mínimo de la compañía podrá variar en función del tipo de sociedad que se busque constituir. Por ejemplo, si se trata de una Sociedad de Responsabilidad Limitada el capital mínimo es de USD $ 400.00, mientras que el capital mínimo para una Sociedad Anónima es de $ 800.00.
Una vez abierta la cuenta y depositado el capital, el representante legal deberá obtener su RUC en el Servicio de Rentas Internas, así como las claves de ingreso al portal de la Superintendencia de Compañías Valores y Seguros, el cual será en adelante la forma en que se relacionarán las compañías y la entidad de control y supervisión
Obtención de permisos e inscripción de la compañía
A diferencia de lo que sucede con otro tipo de compañías, el usuario no deberá inscribir ni la sociedad ni los nombramientos de los representantes legales en el Registro Mercantil. Es la misma Superintendencia de Compañías quien cargará dicha información en su portal web haciéndola de acceso público. Ahora bien, ya con la compañía en funcionamiento será deber de sus integrantes velar por que se cumplan las obligaciones de la compañía frente a otras entidades gubernamentales en función de la actividad que desarrollen.
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